Dear Parent, Guardian, or Eligible Student:
The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is a federal law that protects student education records from disclosure without parent/guardian or eligible student (age 18 or older) consent. An exception allows educational agencies to disclose certain “directory information” without consent. This information can only be disclosed if “it would not generally be considered harmful or an invasion of privacy if disclosed.”
According to the Board of Education’s student records policy (5500), the following student records have been designated as directory information and may be released without parental consent unless the parent informs the district in writing, exercising their right to refuse the release of such directory information, within 14 days of receiving this notice:
· Name
· ID number, user ID, or other unique personal identifier used by a student for purposes of accessing or communicating in electronic systems (only if the ID cannot be used to gain access to education records except when used in conjunction with one or more factors that authenticate the student’s identity)
· Address (except information about a homeless student’s living situation)
· Telephone number
· Date and place of birth
· Major course of study
· Participation in school activities or sports
· Weight and height if a member of an athletic team
· Dates of attendance
· Degrees and awards received
· Most recent school attended
· Grade level
· Photograph
· E-mail address
· Enrollment status
The school district has limited disclosure authority, meaning that the district can limit disclosure of its designated directory information to specific parties, for specific purposes, or both. This permits the district to use student directory information for limited purposes such as the school yearbook, honor roll lists, graduation programs, playbills, and other similar uses without obtaining individual parental consent.
The release of student directory information should not be confused with the release of names, addresses, and telephone listings of eligible students (i.e., a student seventeen (17) years of age or older or in the eleventh grade or its equivalent or higher) to military recruiters. In compliance with the Elementary and Secondary Education Act (ESEA) of 1965, as amended by the No Child Left Behind Act of 2001 (NCLB) and the National Defense Authorization Act, the school district routinely releases this information to military recruiters upon request, subject to a parent’s or eligible student’s written request not to disclose such information.
For more information about the Board policy on student records (5500), please go to https://boardpolicyonline.com/?b=monticello_central&s=46790
Very truly yours,
Matthew T. Evans, Ed. D.
Estimado Padre, Tutor o Estudiante Elegible:
La Ley de Derechos y Privacidad Educativa Familiar (FERPA) es una ley federal que protege los registros educativos de los estudiantes de la divulgación sin el consentimiento de los padres o tutores o estudiantes elegibles (de 18 años o más). Una excepción permite a las agencias educativas divulgar cierta “información del directorio” sin consentimiento. Esta información solo puede ser divulgada si “generalmente no se consideraría dañina o una invasión de la privacidad si se revelara.”
Según la política de registros estudiantiles de la Junta de Educación (5500), los siguientes registros estudiantiles han sido designados como información del directorio y pueden ser liberados sin el consentimiento de los padres, a menos que el padre informe por escrito al distrito, ejerciendo su derecho a negarse a la divulgación de dicha información del directorio, en un plazo de 14 días desde la recepción de este aviso:
- Nombre
- Número de identificación, ID de usuario u otro identificador personal único utilizado por un estudiante con fines de acceso o comunicación en sistemas electrónicos (solo si el ID no puede utilizarse para acceder a los registros educativos salvo cuando se utilice junto con uno o más factores que autentiquen la identidad del estudiante)
- Dirección (excepto información sobre la situación de vivienda de un estudiante sin hogar)
- Número de teléfono
- Fecha y lugar de nacimiento
- Carrera principal
- Participación en actividades o deportes escolares
- Peso y altura si eres miembro de un equipo deportivo
- Fechas de asistencia
- Grados/Títulos académicos y premios recibidos
- La escuela más reciente a la que asistió
- Nivel de curso
- Fotografía
- Dirección de correo electrónico
- Estado de matrícula
El distrito escolar tiene una autoridad limitada para la divulgación, lo que significa que puede limitar la divulgación de su información designada en el directorio a partes específicas, para fines concretos o ambos. Esto permite al distrito utilizar la información del directorio de estudiantes para fines limitados como el anuario escolar, listas de honor, programas de graduación, programas de teatro y otros usos similares sin obtener el consentimiento individual de los padres.
La publicación de información del directorio estudiantil no debe confundirse con la publicación de nombres, direcciones y listados telefónicos de estudiantes elegibles (es decir, un estudiante de diecisiete (17) años o más, o en undécimo curso, equivalente o superior) a reclutadores militares. En cumplimiento con la Ley de Educación Primaria y Secundaria (ESEA) de 1965, enmendada por la Ley No Child Left Behind de 2001 (NCLB) y la Ley de Autorización de Defensa Nacional, el distrito escolar facilita rutinariamente esta información a reclutadores militares bajo solicitud, sujeto a que un padre o estudiante elegible solicite por escrito que no revele dicha información.
Para más información sobre la política de la Junta respecto a los registros estudiantiles (5500), por favor visite:
https://boardpolicyonline.com/?b=monticello_central&s=46790
Atentamente,
Matthew T. Evans, Ed. D.
Superintendente de Escuelas